Ce qui a été longtemps discuté devient maintenant concret : l'enregistrement systématique - et de fait numérique - du temps de travail devient la norme. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie plus qu'un nouvel outil. Cela concerne les processus, les responsabilités et surtout la capacité de preuve vis-à-vis des autorités, des tribunaux et des donneurs d'ordre.
Les bases juridiques : pourquoi l'obligation arrive maintenant ?
La Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) a posé la première pierre de l'évolution actuelle dans son arrêt C-55/18 du 14 mai 2019. À l'époque, la CJUE a jugé que les États membres devaient obliger les employeurs à "mettre en place un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail journalier". Cet arrêt concerne tous les employeurs de l'UE, indépendamment du secteur ou de la taille de l'entreprise.
La Cour fédérale du travail (BAG) a confirmé cette jurisprudence dans sa décision 1 ABR 22/21 du 13 septembre 2022 et a clarifié deux points essentiels : Premièrement, que l'obligation d'enregistrer le temps de travail existe déjà aujourd'hui. Et deuxièmement, que les employeurs doivent enregistrer le temps de travail quotidien de tous les employés - et pas seulement les heures supplémentaires ou les heures complémentaires. Parallèlement, l'OFSP a précisé que les systèmes manuels tels que les listes Excel ne suffisent pas s'ils ne sont pas objectifs, fiables et accessibles.
Qu'est-ce qui va changer concrètement pour les entreprises ?
La saisie numérique du temps de travail devient le nouveau standard, et ce pour une raison simple : seuls les systèmes numériques répondent aux exigences élevées de traçabilité, d'accès et d'évaluation que les autorités et les tribunaux imposent aujourd'hui. Ceux qui utilisent encore des listes manuscrites ou de simples tableaux risquent non seulement l'insécurité juridique, mais aussi des conséquences coûteuses.
Dans ce contexte, le législateur ne prescrit pas de système particulier, mais définit un cadre.
Il y aura probablementdes exceptions pour les petites entreprises (la limite exacte n'a pas encore été définie de manière définitive) ainsi que pour les entreprises liées par une convention collective, qui peuvent adopter leurs propres règles.
La situation juridique actuelle dans les pays DACH
🇩🇪 Allemagne : l'obligation existe déjà - la mise en œuvre numérique suivra en 2026
En Allemagne, il n'existe certes pas encore de loi définitive qui prescrive explicitement la saisie numérique du temps de travail. Mais les directives européennes et la jurisprudence de la CJCE et du BAG sont claires : l'obligation d'enregistrer le temps de travail s'applique déjà aujourd'hui. Les entreprises qui n'agissent pas maintenant risquent des amendes, des litiges et des problèmes lors des contrôles administratifs.
Le contrôle financier du travail au noir des douanes effectue déjà des contrôles réguliers. Les infractions à l'obligation d'enregistrement peuvent alors être sanctionnées jusqu'à 30.000 euros par infraction - et ce déjà sur la base du droit en vigueur.
🇦🇹 Autriche : l'AZA-G mise sur les justificatifs numériques
En Autriche, la loi sur l'enregistrement du temps de travail (AZA-G) est en vigueur depuis 2019 et prévoit l'obligation d'enregistrer le temps de travail. Certes, l'enregistrement numérique n'est pas encore explicitement prescrit, mais les autorités exigent de plus en plus de justificatifs numériques, par exemple pour les audits. En outre, de nombreux accords d'entreprise prévoient déjà des systèmes numériques.
Pour 2026/2027, les experts s'attendent à une adaptation de l'AZA-G à la jurisprudence de l'UE, comme en Allemagne. Particulièrement important : tous les temps de travail - y compris les heures supplémentaires, les pauses et le travail à domicile - doivent être enregistrés. Les personnes qui ne respectent pas les directives dans ce domaine s'exposent à des amendes pouvant aller jusqu'à 2.000 euros.
🇨🇭 Suisse : la LTr recommande des systèmes numériques
En Suisse, la loi sur le travail (LTr) réglemente l'obligation d'enregistrement - mais jusqu'à présent uniquement pour les heures supplémentaires. Il n'existe pas encore d'obligation numérique générale. Mais le SECO (Secrétariat d'État à l'économie) recommande des systèmes numériques pour garantir une documentation sans faille.
Actuellement, des discussions sont en cours pour étendre l'obligation à toutes les heures de travail, comme dans l'UE. En outre, les cantons peuvent édicter leurs propres directives. En cas d'infraction, les contrevenants s'exposent à des amendes pouvant atteindre 10.000 francs suisses.
Particulièrement touchés par ce phénomène : Les entreprises orientées vers les projets
Pour les entreprises dans lesquelles le temps de travail est directement lié aux projets, aux budgets et à la facturation, l'obligation de saisie numérique du temps de travail entraîne des défis supplémentaires. Sans un système moderne, elles risquent :
- Un manque de transparence au niveau des heures et des budgets, ce qui peut entraîner des pertes de projets et des frictions avec les clients.
- Une prise de conscience tardive des écarts, ce qui entraîne une explosion des coûts.
- Coordination importante entre les RH et la direction du projet, ce qui entraîne inefficacité et erreurs.
- Risque accru lors des audits, ce qui peut entraîner des amendes ou des pénalités contractuelles.
La solution réside dans la numérisation: une vue d'ensemble en temps réel des temps de projet, des alertes automatiques en cas de dépassement de budget, une base de données centrale pour tous les départements et, surtout, une documentation à l'épreuve des tribunaux.
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Conclusion : agir plutôt que d'attendre
L'obligation de saisie numérique du temps de travail arrive - et elle arrive vite. Alors que les détails légaux exacts sont encore en cours de finalisation en Allemagne, une chose est claire : "La question n'est plus de savoir 'si', mais 'comment'".
Trois principaux points à retenir pour les entreprises :
- L'obligation existe déjà aujourd'hui.
- Les systèmes manuels ne sont plus un havre de paix - les solutions numériques deviennent de facto obligatoires.
- Agir maintenant permet d'économiser des coûts et de réduire les risques - si l'on attend, on risque des amendes et des litiges.