Die dringlichen und wichtigen Aufgaben sind eigentlich erledigt: Die Präsentation für das Meeting wurde überarbeitet, der Projektbericht verschickt und der neue Kunde zurückgerufen. Doch anstatt uns auf diese wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, verlieren wir uns in einer Reihe anderer Aktivitäten. Wir verbringen viel Zeit damit und ständigen digitalen Ablenkungen hinzugeben, welche unsere eigentlichen Pläne und To-Do-Listen durchkreuzen.
Woher kommt dieses Verhalten? Und könnten Zeitmanagement-Tools helfen, effektiver zu arbeiten? Leider ist ihre Wirksamkeit begrenzt, da sie uns nur unterstützen können, wenn wir selbst klar definieren, was wir umsetzen und erreichen wollen. Es ist wenig sinnvoll, Tools anzuwenden, die wir nicht mit Inhalten füllen und uns in unwichtigen Details verlieren.
Im ersten Schritt sollten wir kleine, aber nachhaltige Veränderungen einführen, um produktiver zu sein. Einige Ratschläge mögen trivial erscheinen, und genau deshalb setzen wir sie oft nicht um: Zum Beispiel das Smartphone wegzupacken, alle gerade nicht benötigten Programme zu schließen und eingeplante »störungsfreie Zeit« in den Kalender einzutragen, um sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Eine einfache, passende Frage kann oft schon eine Antwort liefern und uns dabei unterstützen, effektiver zu arbeiten.
- Was hindert mich daran, mich zu fokussieren?
- Was brauche ich, um effektiv zu arbeiten?
- Welche Gewohnheiten und Aktivitäten möchte ich in Zukunft aufgeben?
Es ist wichtig, auch Zeit für die Planung einzuräumen. Wenn wir neue Vorhaben umsetzen möchten, müssen wir uns von anderen Tätigkeiten oder Projekten trennen, die nicht zu unseren eigentlichen Zielen beitragen. Produktivität sollte nicht darauf abzielen, einfach die Menge der erledigten Aufgaben zu erhöhen, sondern unsere Absichten zu reflektieren. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- In welchen Tätigkeiten versinke ich in einen Flow-Zustand und wie kann ich solche Momente im Alltag häufiger erleben?
- Wann erlebe ich meine Konzentrationshochs und wie flexibel kann ich meinen Tagesablauf gestalten?
Wenn Sie beispielsweise am frühen Morgen am produktivsten sind und ein gewisses Maß an Autonomie in Ihrer Arbeitsgestaltung haben, sollten Sie diese Zeit nutzen, um ungestört an anspruchsvollen Aufgaben zu arbeiten. Verschwenden Sie diese Phase nicht mit der Beantwortung von Terminanfragen oder dem Lesen von Newslettern.
- Was muss geschehen, damit Pausen die gleiche Priorität wie Termine erhalten?
Ein Problem liegt oft darin, dass wir uns mental zu wenig Regenerationszeit nehmen. Unser Gehirn erinnert sich am besten an Unvollendetes und strebt danach, Aufgaben abzuschließen.
Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre es?
Es geht auch darum, geduldiger, gelassener und nachsichtiger mit sich selbst zu sein, vor allem dann, wenn wir trotz aller Zeitmanagementtipps, Selbstoptimierung und Reflexion unsere Vorhaben nicht erledigt haben.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wo vergeude ich Zeit und wie kann ich Zeiteinheiten bewusst verkürzen, um Aufgaben zügiger zu erledigen?
- Was würde mich heute stolz machen, wenn ich es endlich erledigt hätte?
- Wo kann jemand anders weiterarbeiten, wenn ich diese Aufgabe jetzt erledige?
Fangen Sie mit kleinen Veränderungen an. Wichtig aber: Fangen Sie an!