Les tâches urgentes et importantes sont en fait terminées : la présentation pour la réunion a été retravaillée, le rapport de projet a été envoyé et le nouveau client a été rappelé. Mais au lieu de nous concentrer sur ces tâches essentielles, nous nous perdons dans une série d'autres activités. Nous passons beaucoup de temps à nous livrer à des distractions numériques permanentes qui contrecarrent nos plans et nos listes de choses à faire.
D'où vient ce comportement ? Et les outils de gestion du temps pourraient-ils nous aider à travailler plus efficacement ? Malheureusement, leur efficacité est limitée, car ils ne peuvent nous aider que si nous définissons nous-mêmes clairement ce que nous voulons mettre en œuvre et atteindre. Il est peu utile d'utiliser des outils que nous ne remplissons pas de contenu et qui nous perdent dans des détails sans importance.
Dans un premier temps, nous devrions introduire des changements modestes mais durables afin d'être plus productifs. Certains conseils peuvent sembler triviaux, et c'est précisément pour cette raison que nous ne les appliquons souvent pas : Par exemple, ranger son smartphone, fermer tous les programmes dont on n'a pas besoin à ce moment-là et inscrire dans son calendrier des »heures sans interruption« afin de se concentrer sur les tâches importantes.
Une question simple et appropriée peut souvent fournir une réponse et nous aider à travailler plus efficacement.
- Qu'est-ce qui m'empêche de me concentrer ?
- De quoi ai-je besoin pour travailler efficacement ?
- Quelles sont les habitudes et les activités que je souhaite abandonner à l'avenir ?
Il est également important de consacrer du temps à la planification. Si nous voulons mettre en œuvre de nouveaux projets, nous devons nous débarrasser d'autres activités ou projets qui ne contribuent pas à nos objectifs réels. La productivité ne devrait pas avoir pour objectif d'augmenter simplement la quantité de tâches accomplies, mais de réfléchir à nos intentions. Posez-vous les questions suivantes :
- Dans quelles activités est-ce que je me plonge dans un état de flow et comment puis-je vivre plus souvent de tels moments au quotidien ?
- Quand est-ce que je vis mes pics de concentration et avec quelle flexibilité puis-je organiser mon emploi du temps ?
Par exemple, si vous êtes le plus productif tôt le matin et que vous disposez d'une certaine autonomie dans l'organisation de votre travail, vous devriez utiliser ce moment pour travailler sur des tâches exigeantes sans être dérangé. Ne gaspillez pas cette phase en répondant à des demandes de rendez-vous ou en lisant des newsletters.
- Que faut-il faire pour que les pauses aient la même priorité que les rendez-vous ?
L'un des problèmes réside souvent dans le fait que nous ne nous accordons pas assez de temps de régénération sur le plan mental. Notre cerveau se souvient mieux de ce qui est inachevé et s'efforce d'achever les tâches.
Si je ne pouvais accomplir qu'une seule tâche aujourd'hui, quelle serait-elle ?
Il s'agit également d'être plus patient, plus calme et plus indulgent envers soi-même, surtout lorsque nous n'avons pas terminé ce que nous avions prévu malgré tous les conseils de gestion du temps, d'optimisation de soi et de réflexion.
Posez-vous les questions suivantes :
- Où est-ce que je perds du temps et comment puis-je consciemment raccourcir les unités de temps afin d'accomplir les tâches plus rapidement ?
- Qu'est-ce qui me rendrait fier aujourd'hui si je l'avais enfin terminé ?
- Où quelqu'un d'autre peut-il continuer à travailler si j'accomplis cette tâche maintenant ?
Commencez par de petits changements. Mais ce qui est important, c'est que vous commenciez !