Gérer des locaux, des halls, des parcs de véhicules et d'autres ressources semble simple - jusqu'à ce que l'on doive le faire soi-même.
Les demandes téléphoniques, les listes Excel, les occupations en double, les formulaires papier, les demandes de précisions et les coordinations compliquées font encore partie du quotidien de nombreuses organisations.
Cela ne coûte pas seulement du temps, mais aussi de l'argent, des nerfs et ainsi que des recettes pour l'avenir qui sont perdues.
Pourtant, il est possible de faire beaucoup plus simple et plus moderne : avec un système de réservation numérique centralisé.
Les principaux défis de la gestion de l'espace
pour les demandes, les confirmations et les changements de dates
sur les périodes libres ou le taux d'occupation
ou des locaux inoccupés
et des informations dispersées
à concilier - mais pas de solution centralisée
les citoyens et les associations en raison de longs délais d'attente
De nombreuses communes, entreprises et associations sont confrontées aux mêmes problèmes
Du temps est perdu, des recettes ne sont pas générées,
des capacités restent inutilisées - chaque jour.
Ce que beaucoup ne remarquent pas aujourd'hui : les pertes invisibles
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environ 10 minutes par réservation
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Coordonner les rendez-vous
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répondre aux e-mails
➡ pour 500 réservations par an → environ 83 heures de travail
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Des locaux restent vides alors qu'il y a de la demande
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Personne ne voit les périodes libres
➡ 10% d'amélioration du taux d'occupation rapporte souvent 4.000-6.000€ par an
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Papier, impression, classeurs, toner, maintenance
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Frais de personnel
➡ jusqu'à 175€ par an rien que pour le papier & l'impression
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Temps de réponse longs
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Responsabilités peu claires
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Citoyens ou associations insatisfaits par manque de réponse
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Plusieurs états de calendrier - parfois obsolètes
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Pas de transparence pour toutes les personnes concernées
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Pas de traçabilité
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Données envoyées par e-mail ou sur papier
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Absence de documentation
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Défis liés au RGPD
La solution : tout dans un seul système - centralisé, simple, automatisé
Au lieu de la paperasse, il y a du temps pour l'essentiel : Des rencontres, des projets et un bon service - efficace, transparent et moderne.
Un système de réservation moderne comme SaaS.de réunit tous les processus sur une seule plateforme :
✔ S alles, halls et ressources réservables en ligne.
✔ Plan d'occupation avec disponibilité en temps réel
✔ Confirmation automatique & détection des conflits
✔ S ynchronisation des calendriers (Outlook, Google, Apple)
✔ Gestion des droits et des utilisateurs basée sur les rôles
✔ Historique transparent - sécurité de révision
✔ Facturation complète, également intégrable par API
✔ Utilisable sur PC, tablette ou smartphone
Résultat : moins d'efforts, transparence totale, meilleure utilisation.
Facturation incluse - intégrable avec d'autres programmes de gestion
Les organisations qui louent des salles peuvent facturer directement dans le système :
✔ enregistrer les prix et les tarifs.
✔ créer des factures de manière automatisée
✔ Exportation pour la comptabilité (API)
✔ Moins d'erreurs & moins de retouches
Un avantage énorme, surtout pour les communes et les associations , car il n'y a plus besoin d'un tel système :
- de recalculer manuellement
- Listes de prix Excel
- Documents papier
- Paiements oubliés
Et le meilleur :
SaaS.de peut être exploité de manière flexible en tant que solution cloud ou sur site.
La version cloud est immédiatement prête à l'emploi et ne nécessite aucune installation.
Pour les organisations qui préfèrent une exploitation locale, une utilisation sur site est également possible.
Toutes les données sont stockées exclusivement en Allemagne.
SaaS.de est un produit d'Egotec AG, certifié ISO/IEC 27001:2022, qui garantit les normes les plus élevées en matière de sécurité de l'information, de protection des données et de conformité.
Sécurité - Made in Germany.
Des économies concrètes - noir sur blanc
700.000 réservations ont déjà été traitées avec succès via SaaS.de
✔ 7 .000.000 minutes de gain de temps
= 116.667 heures
= plus de 19 ans de temps administratif
✔ > 2,9 millions d'€ d'économie de coûts
(calculé avec seulement 25€ de taux horaire du personnel)
✔ > 2.100.000 pages de papier économisées
= 10.500 kg de CO₂
= autant de CO₂ que 850 arbres absorbés en un an.
Le numérique permet de faire des économies - de manière mesurable, durable et pérenne.
SaaS.de dans la pratique : exemple de la ville de Fribourg
La ville de Fribourg gère déjà toutes ses salles de classe et de sport de manière numérique.
Les associations, les écoles et les citoyens peuvent voir 24 heures sur 24 ce qui est disponible - et réserver immédiatement.
✔ Moins de dépenses téléphoniques
✔ moins de papier
✔ pleine utilisation des capacités
✔ des processus transparents
✔ processus automatisés
Une solution moderne (ici sur site) - conforme à la protection des données, conviviale et prête à l'emploi.
Comment cela fonctionne dans la réalité
Vous souhaitez voir comment les systèmes de réservation numériques facilitent votre travail quotidien ?
Dans ce cas, nous vous invitons à participer à notre webinaire.
📅 Dates en novembre :
✔ 1 0.11.2025 - 14:00 - 15:00
✔ 1 7.11.2025 - 14:00 - 15:00
✔ 24 .11.2025 - 14:00 - 15:00
💡 en direct, gratuit, avec partie pratique et séance de questions-réponses
🔗 Plus d'informations sur le webinaire
Conclusion
Conclusion
Un système de réservation numérique n'est plus un luxe, mais permet d'économiser chaque jour des efforts mesurables:
✔ moins de travail administratif
✔ un meilleur taux d'occupation et de meilleures recettes
✔ facturation propre
✔ transparence en temps réel pour tous les utilisateurs
✔ plus durable et sans papier
✔ s ûr et conforme à la protection des données