Räume, Hallen, Fuhrparks und andere Ressourcen zu verwalten, klingt einfach – bis man es selbst machen muss.
Telefonanfragen, Excel-Listen, doppelte Belegungen, Papierformulare, Rückfragen und komplizierte Abstimmungen gehören in vielen Organisationen immer noch zum Alltag.
Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, Nerven und sowie Einnahmen für die Zukunft, die verloren gehen.
Doch es geht deutlich einfacher und moderner: mit einem zentralen, digitalen Buchungssystem.
Die größten Herausforderungen in der Raumverwaltung
bei Anfragen, Bestätigungen und Terminänderungen
über freie Zeiten oder die Auslastung
oder leerstehende Räume
und verstreute Informationen
die unter einen Hut zu bringen sind – aber keine zentrale Lösung
Bürgern und Vereinen durch lange Wartezeiten
Viele Kommunen, Unternehmen und Vereine kämpfen mit den gleichen Problemen
Zeit geht verloren, Einnahmen werden nicht generiert,
Kapazitäten bleiben ungenutzt – jeden Tag.
Was viele heute gar nicht merken: die unsichtbaren Verluste
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ca. 10 Minuten pro Buchung
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Termine abstimmen
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E-Mails beantworten
➡ bei 500 Buchungen pro Jahr → rund 83 Stunden Aufwand
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Räume bleiben leer, obwohl Nachfrage da ist
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Niemand sieht freie Zeiten
➡ 10% bessere Auslastung bringt oft 4.000–6.000€ pro Jahr
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Papier, Druck, Ordner, Toner, Wartung
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Personalaufwand
➡ bis zu 175€ jährlich allein für Papier & Druck
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Lange Antwortzeiten
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Unklare Zuständigkeiten
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Unzufriedene Bürger oder Vereine durch fehlende Rückmeldung
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Mehrere - teils veraltete - Kalenderstände
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Keine Transparenz für alle Beteiligten
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Keine Nachvollziehbarkeit
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Daten per E-Mail oder Papier
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Fehlende Dokumentation
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DSGVO-Herausforderungen
Die Lösung: Alles in einem System – zentral, einfach, automatisiert
Statt Papierkram gibt es Zeit für das Wesentliche: Begegnungen, Projekte und guten Service – effizient, transparent und modern.
Ein modernes Buchungssystem wie SaaS.de vereint alle Prozesse in einer Plattform:
✔ Räume, Hallen und Ressourcen online buchbar
✔ Belegungsplan mit Verfügbarkeit in Echtzeit
✔ Automatische Bestätigung & Konflikterkennung
✔ Kalendersynchronisation (Outlook, Google, Apple)
✔ Rollenbasierte Rechte- und Nutzerverwaltung
✔ Transparente Historie – revisionssicher
✔ Vollumfängliche, auch per API integrierbare Abrechnung
✔ Auf PC, Tablet oder Smartphone nutzbar
Ergebnis: weniger Aufwand, volle Transparenz, bessere Auslastung
Abrechnung inklusive – mit anderen Verwaltungsprogrammen integrierbar
Organisationen, die Räume vermieten, können direkt im System abrechnen:
✔ Preise & Tarife hinterlegen
✔ Rechnungen automatisiert erstellen
✔ Export für Buchhaltung (API)
✔ weniger Fehler & weniger Nacharbeit
Gerade für Kommunen und Vereine ein enormer Vorteil, denn damit entfällt:
- Manuelles Nachrechnen
- Excel-Preislisten
- Papierbelege
- Vergessene Zahlungen
Und das Beste:
SaaS.de kann flexibel als Cloud-Lösung oder On-Premises betrieben werden.
Die Cloud-Version ist sofort startklar und benötigt keine Installation.
Für Organisationen, die einen lokalen Betrieb bevorzugen, ist auch ein On-Premises-Einsatz möglich.
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert.
SaaS.de ist ein Produkt der Egotec AG, zertifiziert nach ISO/IEC 27001:2022 und garantiert höchste Standards bei Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance.
Sicherheit – Made in Germany.
Konkrete Einsparungen – Schwarz auf Weiß
700.000 Buchungen wurden über SaaS.de bereits erfolgreich abgewickelt
✔ 7.000.000 Minuten Zeitersparnis
= 116.667 Stunden
= über 19 Jahre Verwaltungszeit
✔ > 2,9 Mio.€ Kostenersparnis
(berechnet mit nur 25€ Personalstundensatz)
✔ > 2.100.000 Seiten Papier eingespart
= 10.500 kg CO₂
= so viel CO₂ wie 850 Bäume in einem Jahr binden
Digital spart – messbar, dauerhaft und nachhaltig.
SaaS.de in der Praxis: Beispiel Stadt Freiburg
Die Stadt Freiburg verwaltet bereits alle Schul- und Sporthallen digital.
Vereine, Schulen und Bürger können rund um die Uhr sehen, was frei ist – und sofort buchen.
✔ weniger Telefonaufwand
✔ weniger Papier
✔ volle Auslastung
✔ transparente Abläufe
✔ automatisierte Prozesse
Eine moderne Lösung (hier On-Premises) – datenschutzkonform, benutzerfreundlich und sofort einsatzbereit.
Wie das in der Realität funktioniert
Möchten Sie sehen, wie digitale Buchungssysteme Ihren Arbeitsalltag erleichtern?
Dann laden wir Sie herzlich zu unserem Webinar ein.
📅 Termine im November:
✔ 10.11.2025 • 14:00 - 15:00
✔ 17.11.2025 • 14:00 - 15:00
✔ 24.11.2025 • 14:00 - 15:00
💡 live, kostenlos, mit Praxisteil und Fragerunde
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Fazit
Fazit
Ein digitales Buchungssystem ist kein Luxus mehr, sondern spart jeden Tag messbar Aufwand ein:
✔ weniger Verwaltungsaufwand
✔ bessere Auslastung und Einnahmen
✔ saubere Abrechnung
✔ Transparenz in Echtzeit für alle Nutzer
✔ nachhaltiger und papierlos
✔ sicher und datenschutzkonform