Tout cela, notre dossier personnel numérique le fait
Le dossier personnel numérique a pour but de décharger les ressources humaines de la gestion et de l'organisation des collaborateurs et des documents grâce à une structuration efficace et claire, et de réduire durablement le gaspillage de données.
Avec le dossier personnel de SaaS.de, vous disposez en outre d'un Employee Self Service intelligent, grâce auquel le système fait la distinction entre les autorisations de lecture et de création. Ainsi, la protection des informations et des données confidentielles peut être garantie, contrairement aux fichiers Excel easy access.
Que doit contenir le dossier personnel numérique ?
Tout ce qui prend la poussière et gaspille du papier dans la version papier classique peut désormais être numérisé. Cela ménage durablement le porte-monnaie et assure un flux de travail plus efficace et une décharge pour le service du personnel.
- Données de base du personnel: Nom, date de naissance, coordonnées et numéro de sécurité sociale.
- Informations sur l'emploi: contrat de travail, informations salariales, date d'embauche, poste, département,
- Informations sur l'évaluation des performances: feedback, définition d'objectifs ou entretiens d'évaluation.
- Informations sur les qualifications et la formation: toutes les qualifications professionnelles telles que les certifications, les diplômes ou les formations.
- Informations sur la gestion des congés et des absences: jours de congé, périodes de maladie ou congés spéciaux.
- Informations sur les changements: les mutations et les promotions
Qu'est-ce qui ne doit pas figurer dans le dossier personnel numérique ?
- Les informations sur l'état de santé de l'employé : les données relatives à la santé doivent être stockées séparément et en toute sécurité, conformément aux dispositions spécifiques en matière de protection des données.
- Les informations personnelles relatives aux convictions religieuses ou politiques ne doivent pas être saisies dans le dossier numérique du personnel afin de préserver la protection de la vie privée.
- Les données relatives au casier judiciaire ne doivent figurer dans le dossier personnel numérique que si la loi ou les activités l'exigent.
Prêt pour 2027 ?
Saviez-vous que l'ordonnance relative à la procédure de cotisation (BVV) prévoit qu'à partir du 1er janvier 2027, certains documents soumis à l'assurance sociale devront obligatoirement être enregistrés sous forme numérique, de manière à pouvoir être révisés et contrôlés ?
Cela signifie que les attestations de la caisse d'assurance maladie, les justificatifs de la sécurité sociale, les documents de rémunération ou les certificats de nationalité devront être gérés sous forme numérique.
Nous avons préparé une liste de contrôle gratuite pour vous, afin que vous puissiez reconnaître immédiatement où il faut agir et démarrer efficacement et en toute sécurité en 2027.