Das alles kann unsere Digitale Personalakte
Die Digitale Personalakte ist dafür da, Personaler durch effiziente und übersichtliche Strukturierung bei der Verwaltung und Organisation von Mitarbeitern und Dokumenten zu entlasten und darüber hinaus Datenmüll dauerhaft zu reduzieren.
Mit der Personalakte von SaaS.de haben Sie zudem ein intelligentes Employee Self Service, wodurch das System zwischen Lese-und Erstellungsberechtigung unterscheidet. Damit der Schutz vertraulicher Informationen und Daten gewährleistet werden kann, im Vergleich zu easy access Excel- Dateien.
Was muss alles in die Digitale Personalakte?
All das was in der klassischen Papiervariante Staub ansetzt und Papier verschwendet, kann jetzt digitalisiert werden. Das schont nachhaltig den Geldbeutel und sorgt für eine effizienteren Workflow und eine Entlastung für die Personalabteilung.
- Personalstammdaten: Name, Geburtsdatum,Kontaktdaten und Sozialversicherungsnummer
- Informationen zur Tätigkeit: Arbeitsvertrag, Gehaltsinformationen, Einstellungsdatum, Position, Abteilung,
- Informationen zu Leistungsbeurteilung: Feedback, Zielvereinbarungen oder Mitarbeitergespräche
- Informationen zu Qualifikationen und Weiterbildungen: alle Berufsrelevanten Qualifikationen wie Zertifizierungen, Abschlüsse oder Schulungen
- Informationen zu Urlaubs-und Abwesenheitsverwaltung: Urlaubstage, Krankheitszeiten oder Sonderurlaub.
- Informationen bei Änderungen: Versetzungen und Beförderungen
Was gehört nicht in die Digitale Personalakte?
- Informationen über den Gesundheitszustand des Mitarbeiters: Für Gesundheitsdaten gilt diese unter spezieller Datenschutzbestimmungen separat und sicher zu speichern.
- Persönlichen Informationen zu religiöser oder politischer Überzeugung sind nicht in der Digitale Personalakte zu erfassen, um den Schutz der Privatsphäre zu wahren.
- Daten über Strafregistereintragungen sind nur dann in der digitalen Personalakte einzutragen wenn diese entweder gesetzlich oder Tätigkeiten bedingt vorgeschrieben ist.
Bereit für 2027?
Wussten Sie schon das in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) bestimmte sozialversicherungspflichtige Dokumenten ab dem 01. Januar.2027 verpflichtend digital, revisionssicher und prüfungsfähig gespeichert werden müssen?
Das bedeutet Krankenkassenbescheinigungen, Nachweise zur Sozialversicherung, Entgeltunterlagen oder Staatsangehörigkeitsnachweise müssen digital geführt werden.
Wir haben eine kostenlose Checkliste für Sie vorbereitet, damit Sie sofort erkennen wo Handlungsbedarf besteht und effizient sicher in 2027 starten können.