Die Digitalisierung revolutioniert zunehmend die Arbeitswelt und bringt auch in bürokratischen Prozessen Veränderungen mit sich. Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) am 1. Januar 2025 wird es möglich, Arbeitszeugnisse vollständig digital zu erstellen. Dies stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung effizienterer und moderner Arbeitsprozesse dar.
Was ändert sich durch das BEG IV?
Das BEG IV lockert das bisherige Erfordernis der Schriftform für Arbeitszeugnisse. Ab 2025 können Unternehmen diese Dokumente in elektronischer Form erstellen und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen. Diese Signatur erfüllt höchste Sicherheitsstandards, da sie die Identität der unterzeichnenden Person zweifelsfrei bestätigt und Manipulationen am Dokument verhindert.
Voraussetzung: Unternehmen benötigen die Zustimmung des Zeugnisempfängers, um die digitale Form anwenden zu dürfen. Ohne diese Einwilligung bleibt die klassische Schriftform weiterhin erforderlich.
Die drei Arten elektronischer Signaturen
- Einfache elektronische Signatur (EES): Basisversion, z. B. eingescannte Unterschriften.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Höheres Sicherheitsniveau durch eindeutige Zuordnung und Zeitstempel.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchste Rechtswirkung, gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift.
Anwendungsbeispiele und Vorteile
Die QES bietet Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Zeugniserstellungsprozess zu digitalisieren. Die rechtlichen Anforderungen, wie etwa der Zeitstempel, gewährleisten die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Ausstellungsdatums. Unternehmen profitieren dabei von beschleunigten Prozessen und erhöhter Effizienz.