1. Fehlende oder verspätete Einträge
Problem: Mitarbeiter vergessen ihre Zeiten rechtzeitig einzutragen – oder sie tun es gar nicht. Dadurch fehlen Daten für Auswertungen oder Abrechnungen.
Lösung:
Unsere Zeiterfassungsfunktion bietet eine einfache Benutzeroberfläche zur täglichen oder wöchentlichen Eingabe (Soll-Arbeitsstunden und Rahmenarbeitszeit können in den Profileinstellungen eingesehen und angepasst werden). Erinnerungsfunktionen und Übersichten oder auch Berichte über bestimmte Zeiträume helfen dabei Lücken schnell zu erkennen.
📌 Tipp: Feste Routinen im Team etablieren – z. B. „Zeiterfassungs-Mittwoch“.
2. Unklare Abwesenheitsgründe
Problem: Pauschal als „Urlaub“ gekennzeichnete Abwesenheiten machen eine spätere Auswertung schwierig – z. B. bei Krankheit oder Fortbildung.
Lösung:
In der Urlaubsverwaltung können präzise Abwesenheitsgründe ausgewählt werden – von „Elternzeit“ bis „Berufsschule“. In der Sammelbuchung ist sogar die Planung für mehrere Mitarbeiter möglich.
📌 Tipp: Vergeben Sie für alle Abwesenheiten Kommentare. Im SaaS.de-System können Pflichtkommentare eingestellt werden.
3. Keine Transparenz im Team
Problem: Kollegen wissen nicht, wer wann abwesend ist – es kommt zu Terminüberschneidungen und Kommunikationslücken.
Lösung:
Über den ICS-Kalender können Urlaubs- und Abwesenheitsdaten in Outlook, Google oder Apple Kalender eingebunden werden. Zusätzlich gibt es eine Abteilungsübersicht, die klar zeigt, wer wann nicht da ist.
📌 Tipp: Nutzen Sie den ICS-Link für die Standardabteilung und binden Sie diesen in Ihre Kalenderansicht ein.
4. Fehlende Korrekturen bei Änderungen
Problem: Eine genehmigte Abwesenheit hat sich geändert, wurde aber im System nicht aktualisiert – Chaos bei der Urlaubsstatistik vorprogrammiert.
Lösung:
Im Bereich „Abwesenheit bearbeiten“ können Änderungen wie Datumsverschiebungen oder ein Wechsel des Vertreters einfach vorgenommen werden. Auch das Löschen einzelner Tage ist möglich – mit Genehmigungsprozess.
📌 Tipp: Führen Sie regelmäßige Checks durch – besonders zum Monatsende. Mit der Möglichkeit, Berichte zur Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung herunterzuladen, behalten Sie dabei schnell und übersichtlich den Überblick.
5. Urlaubsansprüche werden nicht korrekt erfasst
Problem: Zusätzliche Urlaubstage (z. B. für Fortbildungen oder Dienstjubiläen) werden vergessen oder nicht dokumentiert.
Lösung:
Über die Funktion „Extraurlaub“ lassen sich Zusatzansprüche dokumentieren und direkt dem Urlaubskonto des Mitarbeiters gutschreiben. Der Verlauf macht die Änderungen transparent.
📌 Tipp: Verwenden Sie Kommentare wie „Interner Fitnesstag“ zur Nachvollziehbarkeit.
Fazit:
Mit der richtigen Software sind viele klassische Fehler bei der Zeiterfassung vermeidbar – oder lassen sich zumindest schnell korrigieren. Wichtig ist ein durchdachtes System mit klaren Rollen, verständlicher Oberfläche und guter Übersicht – genau das bietet unsere Lösung SaaS.de.
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