Les bases du dossier personnel numérique : pour en savoir plus sur la gestion centralisée et structurée des documents RH et sur les avantages de la numérisation, consultez notre article «Dossier personnel numérique : finis le papier, les classeurs et les documents éparpillés ».
Rappel automatique : le dossier personnel s'en charge tout seul
Un exemple typique est le permis de conduire d’un collaborateur.
Si un permis de conduire valide est nécessaire pour exercer son activité, le document peut être classé dans le dossier personnel et assorti d'une date pour le prochain contrôle. À la date prévue, le système rappelle automatiquement qu'une nouvelle présentation est nécessaire.
On peut procéder de la même manière, par exemple, avec les certificats de bonne conduite, les attestations, les justificatifs de qualification ou tout autre document devant être régulièrement vérifié ou mis à jour.
Le dossier personnel numérique devient ainsi un outil actif : ce n’est pas au service des ressources humaines de se souvenir du document, c’est le dossier personnel qui rappelle la nécessité de le présenter à nouveau.
Libre-service : les collaborateurs soumettent eux-mêmes leurs documents
Il est possible de réduire encore davantage la charge de travail en associant la relance à un service en libre-service destiné aux collaborateurs.
Au lieu que le service des ressources humaines doive rappeler un collaborateur ou lui envoyer un e-mail pour lui demander un nouveau justificatif, celui-ci peut être automatiquement informé qu’un permis de conduire à jour ou un autre document est nécessaire, par exemple.
Le salarié peut ensuite transmettre lui-même le justificatif requis par voie numérique. Cela réduit les demandes de précisions et le travail manuel au sein du service des ressources humaines.
Cela permet notamment de mettre en place un processus numérique simple pour les démarches récurrentes :
nouvelle présentation → demande automatique → libre-service par le salarié → document à jour dans le dossier personnel.
Une charge de travail réduite grâce à des processus automatisés
Les rappels et le libre-service font du dossier personnel numérique bien plus qu'un simple système d'archivage de documents. Les tâches récurrentes peuvent être automatisées, les collaborateurs sont directement impliqués et le service des ressources humaines est déchargé des tâches de routine.
À lire la semaine prochaine : comment accéder en toute sécurité aux documents RH dont vous avez besoin grâce au dossier personnel numérique, que ce soit en télétravail, sur d’autres sites ou lors de vos déplacements.
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