Grundlagen zur digitalen Personalakte: Mehr über die zentrale und strukturierte Verwaltung von Personaldokumenten und die Vorteile der Digitalisierung erfahren Sie in unserem Beitrag „Digitale Personalakte: Schluss mit Papier, Ordnern und verstreuten Dokumenten“.
Automatische Wiedervorlage: Die Personalakte erinnert selbst
Ein typisches Beispiel ist der Führerschein eines Mitarbeitenden.
Ist für dessen Tätigkeit ein gültiger Führerschein erforderlich, kann das Dokument in der Personalakte hinterlegt und mit einem Termin für die nächste Überprüfung versehen werden. Zum vorgesehenen Zeitpunkt erinnert das System automatisch daran, dass eine erneute Vorlage erforderlich ist.
Ähnlich lässt sich beispielsweise mit Führungszeugnissen, Bescheinigungen, Qualifikationsnachweisen oder anderen Dokumenten verfahren, die regelmäßig überprüft oder aktualisiert werden müssen.
Damit wird aus der digitalen Personalakte ein aktives Werkzeug: Nicht die Personalabteilung muss an das Dokument denken – die Personalakte erinnert an die Wiedervorlage.
Self-Service: Mitarbeitende reichen Dokumente selbst ein
Noch mehr Arbeit lässt sich einsparen, wenn die Wiedervorlage mit einem Mitarbeiter-Self-Service kombiniert wird.
Statt dass die Personalabteilung einem Mitarbeitenden hinterhertelefoniert oder per E-Mail um einen neuen Nachweis bittet, kann dieser automatisch darüber informiert werden, dass beispielsweise ein aktueller Führerschein oder ein anderes Dokument benötigt wird.
Der Mitarbeitende kann den erforderlichen Nachweis anschließend selbst digital einreichen. Das reduziert Rückfragen und manuelle Arbeit in der Personalabteilung.
Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Vorgängen entsteht daraus ein einfacher digitaler Prozess:
Wiedervorlage → automatische Aufforderung → Self-Service durch den Mitarbeitenden → aktuelles Dokument in der Personalakte.
Weniger Aufwand durch automatische Abläufe
Wiedervorlagen und Self-Service machen aus der digitalen Personalakte mehr als eine reine Dokumentenablage. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren, Mitarbeitende werden direkt einbezogen und die Personalabteilung wird bei Routineaufgaben entlastet.
Lesen Sie nächste Woche: Wie Sie mit der digitalen Personalakte auch im Homeoffice, an anderen Standorten oder unterwegs sicher auf benötigte Personaldokumente zugreifen können.
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