Qu'est-ce qu'un dossier personnel numérique ?
Un dossier personnel numérique permet de gérer électroniquement, en un seul et même endroit, l'ensemble des documents relatifs à un salarié. Les classeurs papier et les archives dispersées deviennent ainsi superflus.
Il peut s'agir, par exemple, de contrats de travail, de modifications de contrat, de certificats de travail, d'attestations, de justificatifs de formation continue, de permis de conduire, de certificats de bonne conduite ou d'autres documents relatifs au personnel.
Une structure de dossier uniforme permet de retrouver rapidement les informations et évite qu’elles ne soient dispersées sur différents disques durs, dans des boîtes mail ou dans des classeurs papier.
Mais un dossier personnel numérique moderne offre bien plus encore : les relances, les rappels et les fonctions en libre-service transforment le simple stockage de documents en un outil au service du travail quotidien des ressources humaines.
Que doit contenir un dossier personnel numérique ?
En principe, un dossier personnel numérique peut contenir tous les documents et informations nécessaires dans le cadre d’une relation de travail. Il comprend généralement :
- le contrat de travail et ses avenants
- Dossier de candidature et CV
- Certificats et attestations de qualification
- Attestations et justificatifs de formation continue
- Permis de conduire et autres justificatifs requis
- Extraits de casier judiciaire, dans la mesure où ceux-ci sont requis pour l'activité concernée
- Avertissements et autres documents relatifs au droit du travail
- Correspondance et autres documents relatifs aux salariés
Il va de soi que les dispositions légales et les règles en matière de protection des données doivent être respectées. C’est précisément pour cette raison que des droits d’accès clairement définis sont particulièrement importants dans le cadre d’un dossier personnel numérique.
Pourquoi la numérisation des dossiers du personnel est-elle intéressante ?
La réduction de la consommation de papier est un avantage évident. Mais c'est dans les processus de travail quotidiens que réside le véritable intérêt.
Les documents relatifs au personnel sont immédiatement accessibles, sans avoir à fouiller dans une armoire d'archives. Plusieurs personnes autorisées peuvent accéder aux documents nécessaires, quel que soit leur lieu de travail.
Cet avantage se fait rapidement sentir, notamment lorsque les collaborateurs travaillent en télétravail ou qu’une entreprise dispose de plusieurs sites.
De plus, dans un dossier personnel numérique, les documents peuvent non seulement être archivés, mais aussi associés à des échéances et des rappels. Le service des ressources humaines n’a ainsi plus besoin de se souvenir lui-même de la date à laquelle un justificatif doit être renouvelé ou redemandé.
La protection des données revêt une importance particulière dans le cadre des dossiers du personnel
Les dossiers du personnel contiennent des données à caractère personnel sensibles. Il est donc d’autant plus important d’en restreindre l’accès de manière ciblée.
Un dossier personnel numérique doit donc proposer un système de droits différencié. Tous les utilisateurs ne doivent pas pouvoir consulter automatiquement l’ensemble des documents d’un collaborateur. Les rôles et les autorisations permettent de contrôler l’accès en fonction de la mission de chacun.
Cela vaut également pour le libre-service : les collaborateurs doivent pouvoir utiliser les documents et les fonctions qui leur sont destinés sans pour autant avoir accès à des informations réservées exclusivement au service des ressources humaines.
Trouver les documents plus rapidement au lieu de passer du temps à les chercher
Un autre avantage réside dans le classement structuré. Les documents sont directement classés sous le nom de la personne concernée et dans la rubrique appropriée du dossier personnel.
Il est ainsi possible, par exemple, de savoir rapidement quels contrats, attestations ou autres documents sont disponibles pour un collaborateur.
Une structure harmonisée facilite également le travail au sein du service des ressources humaines, en particulier lorsque plusieurs personnes travaillent sur ces dossiers.
Au lieu de rechercher des documents dans différents répertoires, boîtes e-mail ou classeurs papier, il suffit de consulter le dossier personnel numérique.
Fusionner le dossier personnel numérique et la gestion du personnel
Un dossier personnel numérique s’avère particulièrement pratique lorsqu’il n’est pas géré comme une simple archive de documents isolée.
Avec SaaS.de Personal, le dossier personnel est directement intégré à la gestion des ressources humaines. Les données des salariés et les documents associés sont ainsi gérés à partir d’un emplacement centralisé.
D'autres fonctionnalités telles que la saisie des temps de travail, la gestion des congés et des frais de déplacement peuvent être utilisées au sein de la même solution.
Ainsi, les documents ne sont pas gérés indépendamment de l’employé concerné, mais font partie intégrante de son dossier personnel numérique. Des fonctions de relance et d’auto-service complètent cette gestion centralisée par des processus automatisés.
Les dossiers du personnel existants peuvent également être numérisés
Cette transition ne signifie pas nécessairement que tous les dossiers du personnel existants doivent être numérisés du jour au lendemain.
Les documents existants peuvent être numérisés progressivement et attribués aux collaborateurs concernés. Pour les nouveaux documents, le classement papier sera ensuite progressivement supprimé.
Ainsi, le dossier personnel classique peut être progressivement remplacé par un dossier personnel numérique.
Une telle approche progressive est particulièrement adaptée aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent moderniser leur gestion des ressources humaines sans se lancer dans un vaste projet de numérisation.
Du classement au processus RH numérique
Le principal avantage d’un dossier personnel numérique ne réside pas uniquement dans le remplacement du papier par des fichiers PDF.
Ce sont des fonctionnalités telles que l’archivage structuré, les droits d’accès, les relances, les rappels automatiques et le libre-service des salariés qui permettent de créer des processus numériques de bout en bout.
Un document n’est pas simplement archivé. Le système peut rappeler quand une action est à effectuer, et le collaborateur peut lui-même soumettre les documents requis.
Ainsi, le dossier personnel numérique réduit la charge administrative et soulage le service des ressources humaines des tâches récurrentes.
Dossier personnel numérique avec SaaS.de
Le dossier personnel numérique fait partie intégrante de SaaS.de Personal et relie la gestion des documents à d’autres domaines de la gestion numérique des ressources humaines.
Les entreprises peuvent gérer leurs documents RH de manière centralisée et structurée, contrôler les accès et utiliser des rappels. Grâce aux fonctionnalités en libre-service, les collaborateurs peuvent être activement impliqués dans les processus et fournir eux-mêmes les documents nécessaires.
Associée à la saisie des temps, à la gestion des congés, aux frais de déplacement et à d’autres fonctionnalités, cette solution permet de mettre en place une gestion centralisée des ressources humaines adaptée aux besoins réels de l’entreprise.
Moins de papier, moins de recherches, moins de demandes de renseignements – et tous les documents RH importants regroupés en un seul et même endroit.
À lire la semaine prochaine : comment les rappels automatiques et le libre-service allègent la charge de travail du service des ressources humaines dans le cadre des tâches récurrentes.
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