Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Statt Dokumente in Papierordnern abzulegen, werden alle relevanten Unterlagen eines Mitarbeitenden zentral und strukturiert gespeichert.
Dazu können beispielsweise Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse, Bescheinigungen, Weiterbildungsnachweise, Führerscheine, Führungszeugnisse oder andere personalbezogene Dokumente gehören.
Eine einheitliche Aktenstruktur sorgt dafür, dass Informationen schnell gefunden werden und nicht auf verschiedenen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder Papierordnern verteilt sind.
Eine moderne digitale Personalakte kann aber noch mehr: Wiedervorlagen, Erinnerungen und Self-Service-Funktionen machen aus der reinen Dokumentenablage ein Werkzeug für die tägliche Personalarbeit.
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Grundsätzlich können in einer digitalen Personalakte die Dokumente und Informationen abgelegt werden, die im Zusammenhang mit einem Beschäftigungsverhältnis benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Bescheinigungen und Weiterbildungsnachweise
- Führerscheine und andere erforderliche Nachweise
- Führungszeugnisse, sofern diese für die jeweilige Tätigkeit erforderlich sind
- Abmahnungen und sonstige arbeitsrechtliche Dokumente
- Schriftverkehr und weitere mitarbeiterbezogene Unterlagen
Dabei müssen natürlich die jeweiligen datenschutzrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Gerade deshalb sind klar geregelte Zugriffsrechte bei einer digitalen Personalakte besonders wichtig.
Warum lohnt sich die Digitalisierung der Personalakte?
Der offensichtlichste Vorteil ist zunächst weniger Papier. Der eigentliche Nutzen liegt jedoch in den täglichen Arbeitsabläufen.
Personaldokumente können unmittelbar aufgerufen werden, ohne einen Aktenschrank durchsuchen zu müssen. Mehrere berechtigte Personen können unabhängig von ihrem Arbeitsplatz auf benötigte Unterlagen zugreifen.
Gerade wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten oder ein Unternehmen mehrere Standorte besitzt, wird dieser Vorteil schnell spürbar.
Hinzu kommt: In einer digitalen Personalakte können Dokumente nicht nur abgelegt, sondern mit Terminen und Wiedervorlagen verbunden werden. Die Personalabteilung muss sich dadurch nicht mehr selbst merken, wann ein Nachweis erneuert oder erneut angefordert werden muss.
Datenschutz spielt bei Personalakten eine besondere Rolle
Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten. Entsprechend wichtig ist es, den Zugriff darauf gezielt zu beschränken.
Eine digitale Personalakte sollte deshalb ein differenziertes Rechtekonzept bieten. Nicht jeder Benutzer darf automatisch sämtliche Dokumente eines Mitarbeitenden einsehen. Rollen und Berechtigungen ermöglichen es, den Zugriff entsprechend der jeweiligen Aufgabe zu steuern.
Das gilt auch für den Self-Service: Mitarbeitende sollen die für sie vorgesehenen Dokumente und Funktionen nutzen können, ohne dadurch Zugriff auf Informationen zu erhalten, die ausschließlich der Personalabteilung vorbehalten sind.
Dokumente schneller finden statt lange suchen
Ein weiterer Vorteil ist die strukturierte Ablage. Dokumente werden direkt der jeweiligen Person und dem passenden Bereich der Personalakte zugeordnet.
So lässt sich beispielsweise schnell nachvollziehen, welche Verträge, Bescheinigungen oder sonstigen Unterlagen zu einem Mitarbeitenden vorhanden sind.
Eine einheitliche Struktur erleichtert außerdem die Arbeit innerhalb der Personalabteilung – insbesondere dann, wenn mehrere Personen mit den Akten arbeiten.
Statt Dokumente in unterschiedlichen Verzeichnissen, E-Mail-Postfächern oder Papierordnern zu suchen, genügt der Blick in die digitale Personalakte.
Digitale Personalakte und Personalverwaltung zusammenführen
Besonders praktisch wird eine digitale Personalakte, wenn sie nicht als isoliertes Dokumentenarchiv betrieben wird.
Mit SaaS.de Personal befindet sich die Personalakte direkt in der Personalverwaltung. Mitarbeiterdaten und zugehörige Dokumente werden damit an einer zentralen Stelle verwaltet.
Weitere Funktionen wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Reisekosten und Personalverwaltung können innerhalb derselben Lösung genutzt werden.
Dadurch werden Dokumente nicht losgelöst vom jeweiligen Mitarbeitenden verwaltet, sondern sind Bestandteil seiner digitalen Personalakte. Wiedervorlagen und Self-Service-Funktionen ergänzen diese zentrale Verwaltung um automatisierte Abläufe.
Auch bestehende Personalakten lassen sich digitalisieren
Der Umstieg muss nicht bedeuten, dass sämtliche bisherigen Personalakten von einem Tag auf den anderen digitalisiert werden müssen.
Bestehende Dokumente können schrittweise digitalisiert und den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet werden. Bei neuen Dokumenten entfällt anschließend zunehmend die Papierablage.
So kann die klassische Personalakte nach und nach durch eine digitale Personalakte ersetzt werden.
Ein solcher schrittweiser Einstieg bietet sich insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen an, die ihre Personalverwaltung ohne ein großes Digitalisierungsprojekt modernisieren möchten.
Von der Ablage zum digitalen HR-Prozess
Der größte Vorteil einer digitalen Personalakte liegt deshalb nicht allein darin, Papier durch PDF-Dateien zu ersetzen.
Erst durch Funktionen wie strukturierte Ablage, Zugriffsrechte, Wiedervorlagen, automatische Erinnerungen und Mitarbeiter-Self-Service entstehen durchgängige digitale Prozesse.
Ein Dokument wird nicht nur gespeichert. Das System kann daran erinnern, wenn etwas zu tun ist, und der Mitarbeitende kann erforderliche Unterlagen selbst einreichen.
So reduziert die digitale Personalakte den Verwaltungsaufwand und entlastet die Personalabteilung bei wiederkehrenden Aufgaben.
Digitale Personalakte mit SaaS.de
Die digitale Personalakte ist Bestandteil von SaaS.de Personal und verbindet die Dokumentenverwaltung mit weiteren Bereichen der digitalen Personalarbeit.
Unternehmen können Personaldokumente zentral und strukturiert verwalten, Zugriffe steuern und mit Wiedervorlagen arbeiten. In Verbindung mit Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende aktiv in Prozesse einbezogen werden und benötigte Unterlagen selbst bereitstellen.
Zusammen mit Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Reisekosten und weiteren Funktionen entsteht so eine zentrale Personalverwaltung, die sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens orientiert.
Weniger Papier, weniger Suchen, weniger Nachfragen – und alle wichtigen Personaldokumente an einem zentralen Ort.
Lesen Sie nächste Woche: Wie automatische Wiedervorlagen und Self-Service die Personalabteilung bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten.
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