Zeiterfassung für die eigenen Mitarbeiter ist ein sensibles Thema, bei dem es einige Fallstricke zu beachten gibt, um ungewünschte Nebeneffekte zu vermeiden. Schließlich soll eine Zeiterfassung einen Mehrwert schaffen und nicht zu Misstrauen, Überwachung oder Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen.
Im heutigen Artikel greifen wir daher auf unsere Erfahrungen aus dem Alltag mit unseren Kunden und aus unserem eigenen Unternehmen auf und geben Ihnen 5 Tipps, wie Sie das Thema optimal umsetzen können. Diese Tipps eignen sich für Unternehmen, die eine Zeiterfassung neu einführen, aber auch für Unternehmen, die bereits eine haben und diese nun optimaler nutzen wollen.
1. Geben Sie der Zeiterfassung einen klaren Zweck und kommunizieren Sie diesen
Auf den ersten Blick klingt die Zeiterfassung für viele Arbeitnehmer wie: "mein Chef will mich kontrollieren". Dieser erste Eindruck kann sich hartnäckig halten und ist nicht förderlich für die Unternehmenskultur.
Daher empfiehlt es sich der Zeiterfassung im Unternehmen einen klaren Zweck zu geben. Dies ist dann auch zwingend notwendig den Mitarbeitern zu kommunizieren. Diese Kommunikation sollte auch beinhalten, wie mit den Daten umgegangen wird und wie nicht. Das gibt den Mitarbeitern Sicherheit und die Hürde zur Akzeptanz wird so niedrig wie möglich gesetzt.
2. Machen Sie klare Vorgaben wie die Zeiterfassung zu benutzen ist
Um den von Ihnen vordefinierten Zweck einer Zeiterfassung voll ausschöpfen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die Daten eine entsprechende Qualität haben. Dies lässt sich am besten dadurch sicherstellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern klare Vorgaben für die Nutzung der Zeiterfassung machen. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie mit großen Problemen rechnen. Das liegt daran, dass der Mitarbeiter bei Unsicherheit nicht so handelt, wie er es sich wünscht, sondern so, wie er denkt.
Dies wiederum muss nicht unbedingt mit dem von Ihnen angestrebten Ziel übereinstimmen.
3. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Zeiterfassung
Jeder Veränderungsprozess kostet Zeit und Energie, und das ist bei der Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter nicht anders. Seien Sie deshalb darauf vorbereitet, dass Probleme auftreten werden und die ideale Umsetzung nicht sofort gelingt.
In diesem Fall sind Sie als Begleiter gefragt. Seien Sie ein kompetenter, verständnisvoller Ansprechpartner, der Ihren Mitarbeitern hilft die Umstellung erfolgreich zu bewältigen. Am besten vereinbaren Sie zu Beginn regelmäßige Treffen, bei denen Sie aktiv um Feedback bitten und helfen können, Barrieren abzubauen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen durch eine verbesserte Umsetzung danken.
4. Nehmen Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter an
Seien Sie offen für das Feedback Ihrer Mitarbeiter und versuchen Sie den Nutzen entsprechend anzupassen. Allein die Bereitschaft das Feedback anzunehmen wird Ihnen helfen ein höheres Maß an Akzeptanz zu schaffen, ebenso wie dessen Umsetzung.
5. Anerkennung für exaktes Zeiterfassen
Der Beginn einer Veränderung ist und bleibt der schwierigste Teil. Deshalb ist es besonders wichtig die ersten Erfolge auch als solche wahrzunehmen und zu verstärken. Das geht am besten, wenn Sie die Erfolge von Ihren Mitarbeitern bei z.B. exakter Zeiterfassung als solche hervorheben.
Es gibt viele Möglichkeiten dies zu tun: Von finanziellen Anreizen bis hin zu zusätzlichen Urlaubstagen und vielem mehr. Je nachdem, wie Sie es in Ihrem Unternehmen handhaben oder was für den Mitarbeiter am besten ist, können Sie entsprechend wählen und umsetzen.
Am Anfang wird es mühsam erscheinen, die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen einzuführen oder sie anders zu nutzen als bisher. Dieser Aufwand wird sich aber durch einen stark reduzierten Verwaltungsaufwand und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit lohnen.
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