Die Personalakte ist dort, wo sie gebraucht wird
Wer mit Papierakten arbeitet, ist an deren Standort gebunden. Wird eine Unterlage außerhalb der Personalabteilung benötigt, muss sie herausgesucht, kopiert oder weitergegeben werden.
Bei einer digitalen Personalakte können berechtigte Mitarbeiter dagegen ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Das erleichtert die tägliche Arbeit insbesondere bei Homeoffice, mehreren Unternehmensstandorten oder dezentral arbeitenden Personalabteilungen.
Sicherer Zugriff statt offener Dateiablage
Ortsunabhängiger Zugriff bedeutet dabei nicht, dass sämtliche Personaldokumente für jeden erreichbar sind. Gerade Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten.
Mit Rollen und Zugriffsrechten lässt sich festlegen, wer welche Informationen und Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. So verbindet die digitale Personalakte die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens mit einer kontrollierten Dokumentenverwaltung.
Auch Mitarbeiter können von überall mitarbeiten
Der ortsunabhängige Zugriff ist auch für den Mitarbeiter-Self-Service praktisch. Wird beispielsweise ein neuer Nachweis benötigt, kann der Mitarbeiter diesen selbst digital einreichen – unabhängig davon, ob er gerade im Unternehmen, im Homeoffice oder unterwegs ist.
Das Dokument kann anschließend direkt der digitalen Personalakte zugeordnet werden. Rückfragen, E-Mails und das Weiterreichen von Papierdokumenten werden reduziert.
Digitale Personalakte mit SaaS.de
Mit der digitalen Personalakte von SaaS.de Personal stehen Personaldokumente dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Berechtigungen regeln den Zugriff, während Self-Service-Funktionen die Mitarbeiter direkt in die Prozesse einbeziehen.
Die Personalakte kommt damit zum Mitarbeiter und zur Personalabteilung – und nicht umgekehrt.