Voici tout ce que permet notre dossier personnel numérique
Le dossier personnel numérique a pour but de faciliter la tâche des responsables RH en leur offrant une structure efficace et claire pour la gestion et l’organisation des collaborateurs et des documents, tout en réduisant durablement les données superflues.
Avec le dossier personnel de SaaS.de, vous disposez en outre d’un service en libre-service intelligent pour les employés, grâce auquel le système fait la distinction entre les droits de lecture et de création. Cela permet de garantir la protection des informations et des données confidentielles, contrairement aux fichiers Excel facilement accessibles.
Que faut-il inclure dans le dossier personnel numérique ?
Tout ce qui, dans la version papier classique, prend la poussière et gaspille du papier peut désormais être numérisé. Cela permet de réaliser des économies durables, d’assurer un flux de travail plus efficace et d’alléger la charge de travail du service des ressources humaines.
- Données de base du personnel: nom, date de naissance, coordonnées et numéro de sécurité sociale
- Informations relatives à l’activité: contrat de travail, informations salariales, date d’embauche, poste, service,
- Informations sur l'évaluation des performances: retours d'expérience, accords sur les objectifs ou entretiens d'évaluation
- Informations sur les qualifications et la formation continue: toutes les qualifications professionnelles telles que les certifications, les diplômes ou les formations
- Informations relatives à la gestion des congés et des absences: jours de congé, arrêts maladie ou congés exceptionnels.
- Informations relatives aux changements: mutations et promotions
Qu’est-ce qui ne doit pas figurer dans le dossier personnel numérique ?
- Informations relatives à l'état de santé du salarié : les données relatives à la santé doivent être stockées séparément et en toute sécurité, conformément à des dispositions spécifiques en matière de protection des données.
- Les informations personnelles relatives aux convictions religieuses ou politiques ne doivent pas être consignées dans le dossier personnel numérique afin de préserver la vie privée.
- Les données relatives au casier judiciaire ne doivent être enregistrées dans le dossier personnel numérique que si cela est prescrit par la loi ou si cela est nécessaire au regard des fonctions exercées.
Prêts pour 2027 ?
Saviez-vous que, conformément au règlement sur la procédure de cotisation (BVV), certains documents soumis à l’assurance sociale devront, à compter du 1er janvier 2027, être stockés de manière obligatoire sous forme numérique, de façon sécurisée et vérifiable ?
Cela signifie que les attestations d’assurance maladie, les justificatifs de cotisations sociales, les documents relatifs à la rémunération ou les justificatifs de nationalité doivent être conservés sous forme numérique.
Nous avons préparé pour vous une liste de contrôle gratuite afin que vous puissiez identifier immédiatement les points à améliorer et aborder l'année 2027 en toute sécurité et efficacité.