La gestion des congés peut être un processus lourd et fastidieux, tant pour les employés que pour le service des ressources humaines. L'approbation d'un congé et le respect des dispositions légales rendent ce processus très complexe. Nous avons répertorié 3 problèmes fréquemment rencontrés lors des demandes de congé et les solutions possibles pour y remédier.
1) Un employé qui oublie
Lorsque la fin de l'année de vacances approche, il peut arriver que certains travailleurs aient encore des congés restants et souhaitent donc les reporter sur l'année suivante. Ce problème se pose surtout à l'approche des fêtes de fin d'année.
Les vacances des travailleurs sont importantes, car elles leur permettent de se reposer et de se détendre. Si un travailleur ne prend pas ses vacances méritées, il ne bénéficie pas du repos dont il a besoin. À long terme, cela peut augmenter le stress et donc avoir un effet négatif sur le bien-être et la santé du travailleur.
Les employeurs devraient donc vérifier régulièrement les congés restants de leurs salariés. S'il s'avère qu'il reste des jours de congé, vous devriez l'encourager à les planifier jusqu'à la fin de l'année civile.
Une solution pourrait être de fixer des règles claires concernant la date limite à laquelle les congés restants et les heures supplémentaires doivent être planifiés ou réduits. Une gestion des congés permet de planifier clairement différentes absences. Cela est également d'une grande aide pour garder une vue d'ensemble des jours de congés restants et des heures supplémentaires encore disponibles.
2. ne pas chercher de remplaçant en cas d'absence
Chaque entreprise a déjà vécu cette situation : le collaborateur est sur le point de partir en vacances, les sacs et les valises sont préparés, le vol est réservé. Mais le patron constate alors que le collaborateur n'a pas défini de remplaçant pour son absence. Mais qui doit alors prendre spontanément le relais et assumer les responsabilités qui en découlent ?
Dans les différents départements, il est extrêmement important de veiller à ce que les collaborateurs soient remplacés en leur absence. Le remplacement des congés fait partie de la planification des congés et doit toujours être pris en compte.
Avec une gestion numérique des congés, ce processus est simple. Dès la demande d'absence, il peut être nécessaire de saisir obligatoirement le nom du remplaçant. Ainsi, le collaborateur ne peut pas demander l'absence sans avoir choisi un remplaçant adéquat. Communiquez clairement les règles de congé au sein de l'entreprise et encouragez la coordination entre vous. Cela devrait simplifier la planification et permettre un déroulement sans heurts.
3) Conflits liés aux autorisations de congé
Le premier arrivé est le premier servi. Cela vaut également pour la planification des congés.
Si vous voulez planifier précisément votre temps libre, vous devriez annoncer vos souhaits suffisamment tôt. En cas de chevauchement avec des collègues, il est conseillé d'en parler avec eux au préalable. Il est souvent possible d'échanger les périodes de vacances.
Les travailleurs ayant des enfants scolarisés prennent souvent leurs congés pendant les vacances scolaires et sont également davantage pris en compte pendant ces périodes. Les ponts, les congés autour de Pâques ou de Noël sont des créneaux horaires très appréciés. Gardez un œil sur ces dates flexibles et planifiez à temps le nombre de collaborateurs nécessaires pendant les ponts ou les vacances scolaires.
Avec SaaS.fr, le responsable des ressources humaines ou le chef de service a la possibilité de voir les chevauchements avec d'autres collaborateurs absents avant même l'approbation. Les conflits internes peuvent ainsi être évités avant même le processus d'approbation.
Conclusion
Les employés sont un élément important de toute entreprise. Les conséquences d'une mauvaise gestion des congés sont des employés insatisfaits. Cela peut avoir des conséquences négatives. Les employés se détournent de leur travail et leurs performances professionnelles diminuent.
La gestion de vos employés est très simple si vous disposez d'un logiciel de gestion des congés flexible. Il est donc conseillé d'utiliser une solution adaptée pour que vous et vos collaborateurs, managers et personnel puissiez gérer facilement les congés annuels.