Die Urlaubsverwaltung kann sowohl für Mitarbeiter als auch für die Personalabteilung ein aufwendiger und mühsamer Prozess sein. Die Genehmigung eines Urlaubs und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften machen diesen Prozess sehr komplex. Wir haben 3 häufig auftretende Probleme bei Urlaubsanträgen und mögliche Lösungen dafür zusammengestellt.
1. Vergesslicher Mitarbeiter
Wenn sich das Ende des Urlaubsjahres nähert, kann es vorkommen, dass einige Arbeitnehmer noch Resturlaub haben und ihn deshalb auf das nächste Jahr übertragen möchten. Dieses Problem tritt vor allem in der Vorweihnachtszeit auf.
Urlaub für Arbeitnehmer ist wichtig, denn er dient der Erholung und Entspannung. Nimmt ein Arbeitnehmer seinen verdienten Urlaub nicht, so erhält er nicht die Ruhe, die er braucht. Langfristig kann dies Stress steigern und somit negative Auswirkung auf das Wohlbefinden und die Gesundheit des Mitarbeiters haben.
Daher sollten Arbeitgeber den Resturlaub ihrer Mitarbeiter regelmäßig überprüfen. Stellt sich heraus, dass noch Urlaubstage übrig sind, so sollten Sie ihn ermutigen, diesen bis Ende des Kalenderjahres zu verplanen.
Eine Lösung könnten klare Regeln sein, zu welchem Stichtag Resturlaub und Überstunden verplant bzw. abgebaut sein müssen. Mit einer Urlaubsverwaltung können verschiedene Abwesenheiten übersichtlich geplant werden. Dies ist auch eine große Hilfe, um den Überblick über noch vorhandene Resturlaubstage und Überstunden zu behalten.
2. Keine Vertretung bei Abwesenheit gesucht
Jedes Unternehmen hat es schon erlebt: Der Mitarbeiter steht kurz vor dem Urlaub, die Taschen und Koffer sind gepackt, der Flug ist gebucht. Doch dann stellt der Chef fest, dass der Mitarbeiter keine Vertretung für seine Abwesenheit festgelegt hat. Doch wer soll jetzt so spontan die Vertretung und die damit einhergehende Verantwortung übernehmen?
In den verschiedenen Abteilungen ist es enorm wichtig darauf zu achten, wer die Mitarbeiter in deren Abwesenheit vertritt. Die Urlaubsvertretung ist Teil der Urlaubsplanung und sollte immer berücksichtigt werden.
Mit einer digitalen Urlaubsverwaltung ist dieser Prozess unkompliziert. Bereits bei der Beantragung einer Abwesenheit kann eine verpflichtende Eingabe der Vertretung erforderlich sein. Somit kann der Mitarbeiter die Abwesenheit nicht beantragen, ohne eine passende Vertretung ausgewählt zu haben. Kommunizieren Sie die Urlaubsregelungen innerhalb des Unternehmens klar und fördern Sie die Koordination untereinander. Das sollte die Planung vereinfachen und einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.
3. Konflikte bei Urlaubsgenehmigungen
Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Das gilt auch für die Urlaubsplanung.
Wenn Sie Ihre Freizeit genau planen wollen, sollten Sie Ihre Wünsche frühzeitig anmelden. Bei Überschneidungen mit Kollegen ist es ratsam, vorher mit diesen zu sprechen. Oft gibt es die Möglichkeit, Urlaubszeiten zu tauschen.
Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern nehmen ihren Urlaub häufig in den Schulferien und werden in diesen Zeiträumen auch mehr berücksichtigt. Brückentage, Urlaube rund um Ostern oder Weihnachten sind beliebte Zeitfenster. Behalten Sie diese flexiblen Termine im Auge und planen Sie rechtzeitig, wie viele Mitarbeiter an Brückentagen oder in den Schulferien benötigt werden.
Mit SaaS.de hat der Personaler oder Abteilungsleiter die Möglichkeit, Überschneidungen mit anderen abwesenden Mitarbeitern schon vor der Genehmigung zu sehen. So können interne Konflikte schon vor dem Genehmigungsprozess vermieden werden.
Fazit
Mitarbeiter sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die Folgen einer schlechten Urlaubsverwaltung sind unzufriedene Mitarbeiter. Dies kann sich negativ auswirken. Die Mitarbeiter wenden sich von ihrer Arbeit ab und ihre Arbeitsleistung sinkt.
Die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter ist sehr einfach, wenn Sie über eine flexible Urlaubsverwaltungssoftware verfügen. Daher ist es ratsam, eine geeignete Lösung einzusetzen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter, Manager und Personaler den Jahresurlaub problemlos verwalten können.