Zeiterfassung macht uns zu gefragten Gesprächspartnern

Das EuGH-Urteil hat große Wellen geschlagen.

Wir waren in der Redaktion BlickLokal in Buchen zu Gast und konnten Beate Tomann & Sabine Weimer die großen Fragen zur Zeiterfassungspflicht beantworten.

BlickLokal Sa., 1. Juni 2019 - Ausgabe: 22/2019

Zeitdokumentation verpflichtend?

Was ändert sich nach dem EuGH-Urteil?

BUCHEN/MOSBACH. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassungspflicht durch die Arbeitgeber geht gerade durch alle Medien. Ob Überstunden anfallen oder nicht, lässt sich nur erkennen, wenn die tägliche Arbeitszeit erfasst wird, sagte der EuGH in seinem jüngsten Urteil, das für viel Wirbel gesorgt hat. Es besagt, dass alle Arbeitsgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten penibel erfassen = kontrollieren sollen. Das hinterlässt einen schalen Geschmack in Zeiten von modernen, vertrauensbasierten agilen Home-Office- und New Work Modellen. Zum Urteil kam es durch einen Streit in Spanien über die Aufzeichnung der Überstunden. Nach Ansicht der Richterinnen und Richter am EuGH stärkte eine umfassende Zeiterfassung die Rechte von Arbeitnehmern. Mit einem System zur Arbeitszeiterfassung können die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden, ihre zeitliche Verteilung und auch die Zahl der Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden. Weil Beschäftigte in einem Arbeitsverhältnis in der Schwächeren Position seien, sei es für Arbeitnehmer ohne ein Instrument zur Zeiterfassung "äußerst schwierig oder gar praktisch unmöglich, ihre Rechte durchzusetzen", so der Gerichtshof. Mit Zeiterfassung könnten Arbeitnehmer einfacher nachweisen, wenn ihre Rechte verletzt würden.

Aber was genau steckt dahinter und hat dies jetzt schon Konsequenzen? Diese Fragen konnte die BlickLokal Redaktionsleiterin Beate Tomann an Johannes Jakob, Geschäftsführer der EGOTEC GmbH in Mosbach stellen. EGOTEC bietet ein Zeiterfassungssystem ("SaaS.de") an, das bereits von über 100.000 Arbeitnehmern weltweit genutzt wird. Johannes Jakob und seine Mitarbeiterin Sabrina Wienhusen, als Leiterin der Kundenbetreuung, brachten uns die Neuigkeiten rund um das Thema mit zum Gespräch.

BT: Wie ist die derzeitige Rechtslage in Deutschland?

Johannes Jakob:
Zurzeit gibt es grundsätzlich keine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, allerdings sind Überstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, zu dokumentieren. Das ist in Paragraph 16 des Arbeitszeitgesetzes geregelt. In der Regel gilt, dass Beschäftigte maximal 48 Stunden pro Woche arbeiten dürfen. Jeden Tag müssen 11 Stunden Pause am Stück eingehalten werden, einmal in der Woche ist eine Pause von 24 Stunden vorgeschrieben.

Sabrina Wienhusen:
In manchen Branchen gibt es Ausnahmen im Tarifvertrag. Außerdem besteht seit der Einführung des Mindestlohns die Notwendigkeit gerade bei geringen Stundenlöhnen die Arbeitszeiten zu dokumentieren.

BT: Gibt es in Folge auch durch den deutschen Gesetzgeber neue Pflichten?

Johannes Jakob:
Zunächst wird das EuGH-Urteil durch den deutschen Gesetzgeber geprüft, aber so wirklich erwarte ich keine große Veränderung. Die Überstunden werden ja schon heute erfasst. Aufgrund des Mindestlohns sollte sowieso die Arbeitszeit dokumentiert werden, da das immer mehr kontrolliert wird. Und ob die Dokumentation weiter verpflichtend ausgebaut wird, wird man sehen.

BT: Was heißt denn das für so moderne Arbeitszeitmodelle wie Home-Office mit Vertrauensarbeitszeit?

Sabrina Wienhusen:
Im Wesentlichen ist der Arbeitgeber zukünftig verpflichtet ein Zeitdokumentations-System anzubieten, aber der einzelne Mitarbeiter kann entscheiden, ob er es nutzen möchte oder nicht. Diese Entscheidung sollte meines Erachtens dokumentiert werden. Die Vertrauensarbeitszeit lässt sich demnach durchaus noch handhaben. Lediglich bei den 450 Euro Jobs sollte verpflichtend dokumentiert werden.

BT: Warum würden Sie trotzdem zur kontinuierlichen Dokumentation raten?

Johannes Jakob:
Die Zeiterfassung schützt nicht nur die Arbeitnehmer. So mancher Arbeitgeber musste nach einer Verhandlung beim Arbeitsgericht eine einseitige Aufstellung geleisteter Zeiten des nicht mehr wohlwollenden ehemaligen Mitarbeiters schlucken, denn dann wird es schwierig in der Argumentation. Merke: Lieber selbst die Zeiten erfassen, als in ein Risiko gehen und später gegen eine Behauptung kämpfen zu müssen. Dabei gilt auch Stift und Zettel oder Excel. Das System ist nicht relevant.

BT: Betrifft das auch die 450€-Jobs?

Sabrina Wienhusen:
Gerade bei den Aushilfen wird bei einer Sozialversicherungsprüfung nach Abweichungen gesucht. Wenn ein Zettel beurteilt wird, dann kann dieser sogar rückwirkende Konsequenzen für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber haben, denn bei Problemen wird die komplette Dokumentation in Frage gestellt und im Extremfall das Arbeitsverhältnis rückwirkend sozialversicherungspflichtig.

BT: Was spricht für eine Zeiterfassung mit System:

Johannes Jakob:
Die Vereinfachung der internen Prozesse und eine erhöhte Glaubwürdigkeit sind die Folge. Eine Zeiterfassung kann neben der Rechtssicherheit durch Schnittstellen ins Lohnbüro viele Abläufe erleichtern. Wir empfehlen ein System in dem auch eine Urlaubsverwaltung mit integriert ist. Das macht das Leben für Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf jeden Fall leichter.

BT: Warum wehren sich gerade kleine Unternehmen gegen den Einsatz von Zeiterfassungssystemen?

Sabrina Wienhusen:
Zumeist sind es Ängste wie: "Zu teuer, zu unflexibel und zu kompliziert". Meine Erfahrung aus vielen Gesprächen mit Anwendern ist, dass sich spätesten nach vier Wochen die Meinung komplett gedreht hat. Unser System kostet pro Mitarbeiter für Zeiterfassung und Urlaub ca. drei Euro pro Monat, dafür reduziert sich der Aufwand von Auswertungen von Stundenzetteln erheblich. Gleitzeit und ähnliche Varianten lassen sich hinterlegen. Sogar eine Schichtplanung ist möglich. Und kompliziert ist es wirklich nicht. Die "Stechuhr" ist mein Smartphone. Die Dokumentation funktioniert, auch wenn zum Zeitpunkt X kein Internetempfang ist. Dann wird es halt später übertragen. Damit ist es gerade für Handwerker eine gute Lösung. Auch für Kundenabrechnung macht es Sinn, denn mit Einverständnis des Mitarbeiters können auch die GPS-Daten mit übertragen werden. Baustellen bezogene Zeitendokumentation ist eine sichere Grundlage für die Abrechnung.

BT: In Zeiten von DSGVO ist Datenschutz ja ein großes Thema Herr Jakob. Wie steht es damit?

Johannes Jakob:
Unser SaaS.de Zeiterfassungssystem wird auf einer deutschen, DSGVO-zertifizierten Cloud gemanagt. Alles wird korrekt und sicher abgewickelt. Die nötigen Verträge stellen wir unseren Kunden bereits bei Vertragsabschluss zur Verfügung. Der Kunde kann SaaS.de daher schnell und sicher und vor allem datenschutzkonform einsetzen. Wir haben auch bereits mit zahlreichen Betriebsräten die Nutzung von SaaS.de geklärt.

BT: Gibt es konkrete Nutzererfahrungen?

Sabrina Wienhusen:
Ja, einmal hatte ich einen Installateur mit 20 Mitarbeitern und die Ehefrau hat an jedem Ende des Monats die Journal-Stundenbücher der Mitarbeiter eingesammelt und dann die Arbeitszeiten am Wochenende ausgewertet. Handschriften sind dabei durchaus eine Herausforderung gewesen. Als die Tochter mit ins Unternehmen kam, hat sie unsere Zeiterfassung gefunden und eingesetzt: aus Stunden wurden weniger als 15 Minuten Abrechnungsaufwand. Ein Segen für das kleine Unternehmen - und die Mutter wünschte, sie hätte es schon früher eingesetzt. Besonders gefallen hat beiden, dass ein Knopfdruck auf einer App im Smartphone ohne Sprachbarrieren funktioniert.

BT: Sind Sie Einzigartig mit dieser Art der Zeiterfassung Herr Jakob?

Johannes Jakob:
Nein, natürlich nicht. Es gibt viele Anbieter, aber wir sind vom Leistungsspektrum und der Einfachheit so überzeugt, dass unsere Verträge monatlich kündbar sind. Das System ist erprobt und läuft sicher schon über 8 Jahre. Mehr als 1000 Unternehmer haben uns beauftragt und sind uns treu. Nicht zuletzt auch weil wir keine automatischen Hotlines haben, sondern Menschen wie Sabrina Wienhusen. Sie macht sich ganz persönlich für die Probleme der Kunden hier bei uns im Haus stark und nimmt sich auch persönlich Zeit, die Kundenwünsche zu erfassen und umzusetzen. Außerdem kann jeder, der es wünscht bei der Einrichtung persönlich unterstützt werden.

Vielen Dank für das Gespräch.

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