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Datenschutz - Ein wichtiges Thema

Mit unserem Dienst SaaS.de verarbeiten wir wichtige Informationen von Ihnen und Ihren Mitarbeitern.
Diese Informationen sind sensibel und weder Sie, noch wir dürfen zulassen, dass Daten in falsche Hände geraten und missbräuchlich verwendet werden. Daher informieren wir Sie hiermit über:

Datenschutz und SaaS.de - die 8 wichtigesten Fragen und Antworten

  1. Geht mich die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu) eigentlich was an?
    Ja! Ab dem 25.05.2018 müssen diese verpflichtend eingehalten werden. Verwalten Sie deutsche Mitarbeiter oder Mitarbeiter aus einem anderen Land der Europäischen Union mit SaaS.de, so sind Sie datenschutztechnisch mit der Datenhaltung in SaaS.de auf der sicheren Seite.
  2. Wo werden unsere Daten von SaaS.de gespeichert?
    SaaS.de ist Mitglied der Initiative "Software hosted in Germany". Damit haben wir uns verpflichtet, unsere Daten nur in Deutschland auf Servern zu speichern, die dem Deutschen und dem Europäischen Datenschutz unterliegen. Die Einhaltung dieser Richtlinien lassen wir auch prüfen. Weitere Informationen erhalten Sie unter:
    www.software-made-in-germany.org/software-hosted-in-germany/
    Software hosted in Germany
  3. Wie gelangen unsere Daten dorthin?
    Die Eingabe Ihrer Daten erfolgt mit Hilfe des https-Protokolls auf unseren Seiten. Die Verbindung überträgt die Daten verschlüsselt an unseren Server.
  4. Kann ich noch mehr Informationen und verbindliche Dokumente rund um den Datenschutz bei SaaS.de erhalten?
    Ja. Gerne stellen wir Ihnen dazu eine individualisierte Auftrags-Datenverarbeitungs-Vereinbarung (ADV) aus. Diese beschreibt detailliert unsere datenschutztechnischen Maßnahmen. In der Regel wird ein solches Dokument bei einer Prüfung Ihres Hauses für sensible Bereiche wie Mitarbeiterdaten verlangt.
  5. Wer berät und prüft SaaS.de?
    SaaS.de hat mit Christin Dietz-Roth seit dem ersten Tag eine eigene Datenschützerin an Bord. Zu einer Zeit, als Datenschutz noch nicht in aller Munde war, haben wir alle Prozesse bereits datenschutztechnisch hinterfragt. Seitdem hat sich eine Menge verändert, die Möglichkeiten Daten zu verarbeiten sind ebenso gewachsen, wie die Bedrohungslage für Datenmissbrauch sich erhöht hat. Wir ziehen daher unsere eigenen Ansprüche kontinuierlich hoch, so dass wir in der Regel noch restriktiver mit Ihren Daten umgehen, als es die Gesetze verlangen. Begleitet und geprüft werden wir dabei von unserer Datenschützerin Christin Dietz-Roth. Weitere Informationen zu ihr und ihren Leistungen finden Sie unter: www.mediation-dietz.de
  6. Hat es bei SaaS.de schon mal eine Datenpanne gegeben?
    Nein, eine solche Panne hat es noch nicht gegeben. Wir tun alles dafür, dass dies auch so bleibt! - Sollte es dennoch mal ein Problem geben, so heißt es auch zu seinen Fehlern zu stehen. In diesem Fall würden wir Sie daher zeitnah, transparent und umfassend über die Datenpanne informieren. - Das ganze SaaS.de - Team arbeitet daran, dass solche Informationen nie an Sie gesendet werden müssen!
  7. Wo wird SaaS.de eigentlich entwickelt und supportet?
    Im schönen Mosbach in Baden-Württemberg
    (https://www.google.de/maps/place/Pfalzgraf-Otto-Straße+81,+74821+Mosbach).
    Wir arbeiten bei der Entwicklung unseres Codes weder mit inländischen Unterauftragnehmer, noch mit ausländischen zusammen. Zweiteres wird im Rahmen des Zertifikates "Software made in Germany" geprüft und dokumentiert.
    Weitere Informationen erhalten Sie unter: http://www.software-made-in-germany.org/
  8. Was muss ich über SaaS.de hinaus noch zum Thema Datenschutz wissen?
    Eine ganze Menge. Wir können Sie dazu nicht umfassend beraten. Aber wir ermuntern Sie, das Thema Datenschutz aktiv anzugehen. Sie wahren dadurch die berechtigten Interessen Ihrer Mitarbeiter und Kunden. Und vermutlich wird es schnell ungemütlich, wenn Sie bestimmte Maßnahmen nicht vorher ergreifen. Das wünschen wir Ihnen und Ihrem Unternehmen NICHT!

 

Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass die oben aufgeführten Informationen keine Beratung zum Thema Datenschutz darstellen, sondern lediglich einen Auszug der Maßnahmen, die SaaS.de umgesetzt hat.

 

 

Neue Funktionen

SaaS.de hat einige technische Neuerungen erhalten

Stundenzettel jetzt auch im PDF-Format:

Unter app.saas.de - Start - Zeiterfassung - Bericht - Stundenzettel, können Sie die Stundenzettel nun auch als PDF-Datei herunterladen.

 

Dritte Mindestpause

Ab jetzt haben Sie die Möglichkeit unter Administration - Profile (wählen Sie hier das gewünschte Profil aus) - Pausenregelung, eine 3te Mindestpause zu hinterlegen. Dies dürfte insbesondere für die Nutzer in der Schweiz interessant sein, da dort eine dritte Pause teilweise gesetzlich verlangt wird.

 

Automatischer Verfall von Stunden im Überstundenkonten

Unter Administration - Profile - Allgemein (auf der rechten Seite ganz oben) - Überstundenkonto ausklappen, können Sie durch setzen des Hakens bei "Automatischer Verfall", die Überstunden automatisch einmal im Jahr verfallen lassen, wenn diese die angegebene maximale Stundenzahl überschreiten. (In diesem Beispiel alles über 50 Stunden)

Der Verfall findet stichtagsbezogen am Monatswechsel zum ausgewählten Monat statt. Hat ein Mitarbeiter am 30.09 zb 65h werden Ihm hiervon automatisch 15h abgezogen, hat ein Mitarbeiter weniger wie die eingestellten 50h ist diese von dem Verfall nicht betroffen.

Diese Funktion kann nur im laufenden Kalenderjahr aktiviert werden. 

 

 

Datenschutz - ein wichtiges Thema!

Zunehmend erhalten wir die Anfragen von Firmen bzgl. strukturierter Informationen zum Datenschutz.

Aufgrund der ab 25.05.2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung haben wir uns bereits jetzt vertieft mit dem Thema beschäftigt und eine einfache und schnelle Lösung für Sie gesucht.

Als Dienstleistung (unterstützt durch unsere hauseigene Datenschutzbeauftragte) können wir Ihnen unsere Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (ADV) mit allen relevanten Informationen zu Ihren bei uns gebuchten Dienstleistungen anbieten. Die Kosten betragen einmalig 49€.

Schnell sein lohnt sich!
Für alle die im Juli die ADV bei uns bestellen, gibt es einen SaaS.de Fidget Spinner gratis dazu.

 

Sprechen Sie uns einfach an! support@saas.de

 

Änderungen an Mindestpause

Verbesserte Prüfung der gesetzlichen Mindestpause

Hier ein kleines Beispiel:

Erste Buchung: 8:00 - 9:30 Uhr --> 15 Minuten Pause
Zweite Buchung 9:45 - 16:00 Uhr --> 15 Minuten Pause
Dritte Buchung 16:15 - 17:00 Uhr --> Feierabend

Bei der alten Prüfung der Mindestpause, wurde die erste Pause direkt auf 30 Minuten erweitert (insofern die Pause unter 30 Minuten betrug). Das bedeutet, dass das System die zweite Pause nicht in die Gesamtprüfung mit einbezog und somit dem Mitarbeiter am Ende des Tages 45 Minuten Pause anstelle von 30 Minuten berechnet wurde (siehe Beispiel). Das bedeutet, dass dem Mitarbeiter 15 Minuten zu viel Pause abgezogen wurde.

Die verbesserte Prüfung der Mindestpause erkennt nun, dass bereits eine Pausenzeit von 30 Minuten stattgefunden hat und somit keine weitere Pause hinzugefügt werden muss.

Diese neue Art der Prüfung konnte allerdings nur durch eine Umstellung des aktuellen Verhaltens erreicht werden. Bisher wurde die Mindestpause bei jeder geänderten Zeitbuchung sofort geprüft. Zukünftig werden bei geänderten Zeitbuchungen die Mindestpause nach 5 Minuten geprüft. Eine Prüfung der Zeitbuchungen des aktuellen Tages wird allerdings erst nach Feierabend zum Tageswechsel durchgeführt.

Ist eine Pause kürzer als die eingestellte Mindestlänge der Ruhepause (in Deutschland 15 Minuten), wird diese nicht als Ruhepause gezählt. Mit der neuen Optionalen Einstellung "Kurze Pausen auf Mindestlänge verlängern" können nun zu kurze Pausen, automatisch verlängert werden.

Prüfung auf Maximale Arbeitszeit am Stück

Zusätzlich wird nun auch die maximale Arbeitszeit am Stück geprüft. Bei Überschreitung der max. Arbeitszeit am Stück (in Deutschland 6 Stunden), geht die Zeitbuchung zur Genehmigung an den Vorgesetzten. Diese Prüfung wird zum Tageswechsel durchgeführt.

Erinnerungs-E-Mail

Bucht ein Mitarbeiter an einem Tag ohne Soll wird nun eine E-Mail an den Vorgesetzten verschickt, diese Erinnerungs-E-Mail ist optional und muss bei Wunsch bei jedem Vorgesetzten manuell aktiviert werden.

Unter Administration --> Mitarbeiter --> Zeiterfassung --> Erinnerungs E-Mails, kann die Einstellung "Kein Soll an diesem Tag" aktiviert werden.

Stille Vertretung

Ein Vorgesetzter gibt für seine Abwesenheit (Urlaub etc...) eine Vertretung an. Ist die Stille Vertretung aktiviert, bekommt die ausgewählte Vertretung keinerlei erweitere Rechte für die Dauer der Abwesenheit. Somit hat sie keinen Einfluss auf den Genehmigungsprozess oder ähnliches.

Neuheiten in der Projektverwaltung

Auch bei den Projekten gibt es 2 Änderungen

  1. Beim Anlegen eines Projektes kann nun im selben Schritt eine Projektnummer hinterlegt werden.
  2. Es gibt einen neuen Status "Warten auf".

 

 

 
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