Smartphone statt Rapportzettel

Smartphone und App statt Rapportzettel

Roth_Saas-4Mehrere Baustellen, zahlreiche Projekte und viele Mitarbeiter, die den ganzen Tag unterwegs sind: Für viele Handwerksbetriebe stellt angesichts dieser Lage eine korrekte und unbürokratische Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung eine Herausforderung dar. Doch dass Arbeits- und Projektzeiten korrekt und zeitnah erfasst werden, ist die Voraussetzung für eine stimmige Nachkalkulation. Mobiles Internet kann dabei helfen. Malermeister Ralf Roth aus dem badischem Mosbach spart dank Smartphones und App monatlich mehrere hundert Euro.

Viele Chefs von Handwerkbetrieben müssen nicht nur gute Fachleute, sondern auch gute Projektmanager sein. Mehrere Baustellen, unterschiedliche Projekte, eine Vielzahl von Mitarbeiter müssen unter einen Hut gebracht werden. Wer dabei noch Rapportzettel aus Papier verwendet, der verliert leicht den Überblick. Denn wurden alle Zettel korrekt und komplett ausgefüllt? Erreicht jeder Zettel zeitnah das Büro, damit ein Auftrag nachkalkuliert werden kann? Und werden die Daten korrekt in den PC eingegeben?

System mit Barcode und Scanner zu teuer und zu umständlich

Als Maler- und Stuckateurmeister Ralf Roth aus dem nordbadischen Mosbach entschied, in seinem 20-Mann-Betrieb die Zeiterfassung zu digitalisieren, testete er zunächst ein System mit Barcode und Scanner. Jeder Auftragszettel wurde mit einem Barcode-Aufkleber versehen. Die Mitarbeiter nahmen Auftragsformular und Barcodescanner mit auf die Baustellen. Machten sie Pause, musste einer von ihnen runter vom Gerüst und im Fahrzeug die Pausenzeit mit dem Scanner erfassen. "Zu umständlich", fand Ralf Roth. Und auch zu teuer. Denn für die Zeiterfassungssoftware war ein vierstelliger Betrag zu investieren. Außerdem hätte man mehrere Scanner anschaffen müssen.

Monatliche Ersparnis in Höhe von mehreren hundert Euro

Auf der Suche nach einer einfacheren und kostengünstigeren Lösung stieß der Malermeister auf die Firma Egotec mit der Software Saas.de. Dank dieser innovativen Lösung spart er jetzt Monat für Monat etwa 240 Euro an Personalkosten im Bereich der Arbeitszeiterfassung sowie 80 Prozent der Kosten bei der Projektzeiterfassung.

Bei der Software Saas.de handelt es sich um ein Zeiterfassungs- und Urlaubsverwaltungsystem, das mit Smartphones, IPhones oder Tablet-PCs bedient wird. Man lädt einfach die entsprechende App zur Zeit- oder Urlaubszeiterfassung auf sein Gerät herunter. Eine eigene Software muss auf den Geräten der Malerfirma nicht installiert werden. Die Daten werden auf einem externen Server gespeichert und stehen Tag und Nacht zur Verfügung. Man kann von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen und sich einloggen - vorausgesetzt, man verfügt über eine Internetverbindung.

Zeiterfassung problemlos auch auf dem Baugerüst möglich

Seit sieben Monaten führt jeder Mitarbeiter - bis auf die Auszubildenden - ein Smartphone mit sich. Um ihre Arbeitszeiten erfassen zu können, loggen sich die Mitarbeiter mit einer PIN in die App ein. Je nach Aufgabenstellung in der Firma sind für einzelne Mitarbeiter spezielle Datenbereiche freigeschaltet.

Über eine Stechuhr-App buchen sie ihre Tätigkeiten ein. Jetzt können die Beschäftigten auf dem Gerüst bleiben, wenn sie Pause machen. Denn die handlichen Smartphones passen problemlos in die Taschen der Arbeitskleidung. Funkverbindung vorausgesetzt, werden die Daten sofort ins Büro des Malerbetriebs übertragen. Falls nicht, sendet die Software die Daten automatisch, sobald eine Verbindung besteht. Bei Auffälligkeiten in der Datenerfassung meldet sich das Programm von selbst, zum Beispiel dann, wenn ein Mitarbeiter vergaß, sich abzumelden oder keine Projektzeit buchte.

Für die Mitarbeiter im Büro bedeutet diese Neuerung das Ende der Zettelwirtschaft. "Wir sehen, wo unsere Leute sind, an welchen Projekten sie arbeiten, sehen ihre Arbeitszeiten", sagt Ralf Roth. "Wichtig ist auch, dass man die Projektzeit möglichst rasch verbuchen kann." Nach den Worten des Malermeisters hat mit der mobilen Zeiterfassung von Saas.de die Bürokratie deutlich abgenommen. Die Lohnbuchhaltung wurde vereinfacht, man verfügt schneller über genauere Daten und könne besser und genauer nachkalkulieren.

Für seine 20 Mitarbeiter hat Roth zehn Smartphones angeschafft. Einige seiner Mitarbeiter loggen sich über ihre privaten Geräte in die Stechuhr-App ein.

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